Møtebookingsystem for Idean

I faget «User Centered Design Methods» fikk vi i oppgave å forbedre opplevelsen med å booke møter i en valgfri organisasjon/bedrift. Sammen med min medstudent Lena Thorsmæhlum fikk vi gjøre prosjektet for Idean (en del av Capgemini). Prosjektet startet med intervjuer, både ustrukturerte og semistrukturerte, for å få innblikk i hverdagen til de som jobbet der, med spesiell fokus på hvordan de brukte møterom og booket dem. Det ble en lærerik prosess, både ved å få erfaring med intervjuer, men også bruk av scenarios og personas som ble spesielt nyttig i konteksten av en customer journey map-workshop.

Vi kartla at de brukte Google-produkter og i noen tilfeller også Microsoft. De brukte Slack som primære kommunikasjonskanal og hadde 5 møterom hvor rutinene for booking var veldig varierende fra person til person.

Prosjektstruktur:

Rammeverket vi valgte for hele prosjektet var basert på Stanford dSchool sin 5-stegs modell. (Empatiser, Definer, Idemyldre, Prototyp og Test). Den har også to perspektiver med et utforskende blikk: altså empatidreven og brukersentrert, med bygging av raske prototyper og ledet av innsikt funnet underveis. Videre er det eksperimentelle blikket om å teste ideene i kontekst med ekte folk vesentlig.

Metoder brukt i innsiktsarbeidet:

Omfang og retning

Etter innsiktsarbeid måtte vi begrense omfanget og vi ønsket å fokusere på to områder spesielt: Å finne en alternativ og mer konversasjonell måte å booke rom på (gjennom en form for Slack-bot) og en skjermløsning utenfor hvert rom som gav en lett oversikt over rommets status nå og litt frem i tid.

Disse løsningene ble skisset ut på papir, for så å bli testet i tre iterasjoner.

Bilder av prototyper av tablet-løsningen

Andre versjon av tablet-prototypen

Jeg måtte gjøre en del av testene selv og brukte f.eks «hugging»-metoden jeg lærte av Ida Aalen for å ta opp video av mobilen. Funka bra! For å skape en realistisk setting for tablet uten å faktisk henge den opp, brukte jeg et notestativ.

Bilder av prototyper av tablet-løsningen

Endelig versjon av tablet-prototypen

Bilder av prototype for Slack

Endelig versjon av Slack-prototypen

Resultatet for prosjektet var et sett med klare anbefalinger, både for løsning med Slack og tablet, men også hvordan man bør se på rutiner og «regler» (som å ta bilde av whiteboards før man wiper de) for at alle kan få en bedre møtehverdag.

Vi fikk gode tilbakemeldinger både fra Idean, som allerede har laget en tidlig Slack-bot etter vår anbefaling og en A på prosjektet fra professoren vår på NTNU.

«We were quickly impressed by the team’s diligence, level of professionality and great instinct picking the right tools to drive the project forward. They showed a commitment and worked harder than any previous student project we’ve had in Idean. We were especially impressed by the similarity to the way we run projects, focusing on rapid iterations, frequent prototyping and testing and end-user involvement throughout the project.

I had the pleasure of reading the draft of the report and must commend the students on the process as a whole and especially the outcome and their clear recommendations.

Their recommendations will be taken further, and we have already started a discussion on how to implement them. This has truly been a model example of how student collaboration can work at its best. I trust they learned a lot during the project, we did for sure.»

Thordur Arnason, leder for Idean Norge

Vil du lese mer, sjekk ut hele rapporten (Obs! 22MB og på engelsk)

Mockup av tablet in situ

Tilbake til forrige side